NOTIFICA DEL TRATTAMENTO AL GARANTE   

Premessa: chi è tenuto secondo il nuovo articolo 37 ad effettuarla, deve notificare nuovamente, anche se in passato ha già provveduto, poiché le notifiche cartacee verranno archiviate e verrà costituita ex novo una banca dati telematica.           

2. COME SI NOTIFICA

A) Nuova notificazione
La "nuova notificazione" va eseguita unicamente in via telematica, compilando i campi del modello disponibile sul sito Internet https://web.garanteprivacy.it/rgt/

Non è più possibile utilizzare modelli cartacei o dischetti, né per la compilazione, né per l’invio.

3. MODALITÀ DI COMPILAZIONE DELLA NOTIFICAZIONE

Nella compilazione della notificazione i campi contrassegnati con un asterisco sono obbligatori: la loro mancata compilazione impedisce il completamento della procedura di notificazione.

Il Garante invierà all'indirizzo di posta elettronica indicato dal notificante un messaggio di conferma del ricevimento della notificazione che attesta il buon esito della procedura.

È possibile stampare copia della notificazione; tale copia cartacea, comunque, non deve essere trasmessa al Garante.

4. DIRITTI DI SEGRETERIA

Ogni notificazione inviata al Garante (prima notificazione, modifica o cessazione del trattamento) deve essere accompagnata dal pagamento dei diritti di segreteria, il cui importo è fissato in euro 150,00.

Pagamento on line mediante carta di credito su protocollo sicuro, bonifico bancario, conto corrente postale, banco posta.

5. FIRMA DIGITALE

Per perfezionare la notificazione è necessario sottoscriverla con firma digitale. A tal fine, il titolare del trattamento deve utilizzare un dispositivo di firma digitale disponibile presso uno dei certificatori accreditati. L’elenco dei certificatori è rinvenibile sul sito www.cnipa.gov.it.

La notificazione così sottoscritta va trasmessa per via telematica al Garante.

Firma digitale presso soggetti qualificati
In questo caso il notificante deve recarsi presso uno dei soggetti convenzionati munito del proprio ID temporaneo e di un documento di riconoscimento (ed eventualmente della ricevuta di versamento dei diritti di segreteria, ove non avesse già provveduto ad inserire gli estremi nell'apposito campo) e, avvalendosi della firma digitale dell’intermediario, trasmettere in via telematica la notificazione. 

6. COMPLETAMENTO DELLA NOTIFICAZIONE E TRASMISSIONE AL GARANTE

Eseguite le operazioni (inserimento dei dati, pagamento dei diritti di segreteria, apposizione della firma digitale e trasmissione in via telematica) e trasmessa la notificazione in via telematica, verrà inviato dal Garante con l’indicazione di giorno, ora e minuto, un ID permanente (C.U.N.) da conservare a cura del notificante. Il C.U.N. verrà comunicato al solo notificante per posta elettronica.

Solo con l’inserimento del C.U.N. il notificante potrà accedere, in tempi successivi, alla notificazione per modificarla o per provvedere alla notificazione della cessazione del trattamento. 

7. MODIFICHE DELLA NOTIFICAZIONE E CESSAZIONE DEL TRATTAMENTO

Per poter effettuare successive modifiche della notificazione oppure notificare la cessazione del trattamento è necessario indicare il C.U.N. attribuito in sede di "prima notificazione".

Qualora si dovesse sospendere la notificazione, si dovrà usare, per il suo completamento, l'ID temporaneo che di volta in volta verrà comunicato dal Garante.

8. ANOMALIE E REGOLARIZZAZIONI

Pervenuta la notificazione al Garante, viene effettuato un controllo sulla veridicità della firma digitale apposta e vengono segnalate al notificante eventuali anomalie; in tal caso il Garante invia un messaggio di richiesta di regolarizzazione/completamento assegnando un termine, decorso inutilmente il quale la notificazione viene eliminata dalla memoria del sistema informativo del Garante; di ciò è dato avviso al notificante.

La sottoscrizione digitale che, verificata, non risulti conforme, invalida la notificazione.

In caso di regolarizzazione, la data della notificazione è quella in cui la regolarizzazione stessa è memorizzata nel sistema informativo del Garante.

9. ASSISTENZA NELLA COMPILAZIONE

Ci si può collegare al sito del Garante www.garanteprivacy.it per consultare la normativa di riferimento e le faq.

Per ciascuna tabella, riquadro o campo da compilare, sono inseriti alcuni box contenenti spiegazioni per la compilazione (contrassegnati con il simbolo  "?"), quale ausilio in caso di dubbi.

10. SANZIONI

Ai sensi dell'articolo 163, chiunque, essendovi tenuto, non provvede tempestivamente alla notificazione ovvero indica in essa notizie incomplete, è punito con la sanzione amministrativa del pagamento di una somma da diecimila euro a sessantamila euro e con la sanzione amministrativa accessoria della pubblicazione dell’ordinanza-ingiunzione.

Inoltre, ai sensi dell'articolo 168, Chiunque, nella notificazione di cui all’articolo 37 o in comunicazioni, atti, documenti o dichiarazioni resi o esibiti in un procedimento dinanzi al Garante o nel corso di accertamenti, dichiara o attesta falsamente notizie o circostanze o produce atti o documenti falsi, è punito, salvo che il fatto costituisca più grave reato, con la reclusione da sei mesi a tre anni.