--- PRIVACY STUDI LEGALI AVVOCATI ---

Quando l’attività è svolta individualmente, titolare del trattamento è lo stesso avvocato. A lui spettano le decisioni sull’uso dei dati, gli strumenti impiegati, il profilo della sicurezza. Sono contitolari del medesimo trattamento due professionisti che operano congiuntamente.

Se l’attività è invece svolta in forma societaria o associata il titolare è l’entità nel suo complesso. In questo caso gli adempimenti previsti dal Codice devono essere attuati unitariamente per evitare frammentazioni o ripetizioni da parte dei singoli professionisti.

Responsabile

La designazione del responsabile del trattamento è facoltativa, ma nelle grandi organizzazioni ne possono essere designati anche diversi.

Incaricati

Chiunque ha accesso ai dati (praticanti, personale amministrativo ecc.), deve essere designato quale incaricato del trattamento, e per iscritto devono essere indicati anche i compiti.

Informativa ai clienti SEMPRE.

Consenso solo in casi specifici.

I dati comuni e sensibili possono essere trattati senza consenso solo se il loro uso è necessario per svolgere indagini difensive o far valere un diritto. Se tra i dati sensibili vi sono anche informazioni relative a salute e vita sessuale il diritto difeso o fatto valere in giudizio deve essere un diritto della personalità o un altro diritto o libertà fondamentale o inviolabile.

Non è richiesto il consenso per trattare i dati giudiziari, ma l’avvocato deve rispettare le prescrizioni dell'autorizzazione generale rilasciata a suo tempo dal Garante.

Nomi delle parti sulle copertine dei fascicoli.

Il Garante ha anche precisato che, contrariamente a quanto ipotizzato in diversi quesiti posti ai propri uffici, non occorre sostituire i nomi delle parti sul fascicolo cartaceo con un codice identificativo: è sufficiente adottare opportune precauzioni per rendere la documentazione accessibile solo al personale autorizzato.

Notificazioni dei trattamenti solo nei casi indicati dal Codice o in quelli stabiliti dal Garante. Dall'aprile 2004, in base ad un provvedimento dell’Autorità, non sono infatti più soggetti a notificazione i trattamenti di dati genetici e biometrici effettuati nel corso di investigazioni difensive o per far valere o difendere un diritto in giudizio, purché il diritto che si intende far valere sia almeno dello stesso rango di quello dell’interessato. Non vanno inoltre notificati i trattamenti di dati economici relativi a clienti o fornitori, purché l’avvocato non costituisca una banca dati informatica, con dati sulla solvibilità, situazione patrimoniale ecc.

Adozione di idonee misure per la salvaguardia dei dati e redazione di un documento programmatico sulla sicurezza in caso di trattamento di dati sensibili o giudiziari in via informatica..

I dati dei clienti, inoltre, devono essere protetti da misure di sicurezza idonee e preventive per ridurre al minimo i rischi di distruzione, perdita, accesso non autorizzato ecc. Alcune cautele, le cosiddette "misure minime" di sicurezza, sono obbligatorie e hanno risvolti anche sul piano penale. In particolare, l’avvocato che tratta dati sensibili o giudiziari con mezzi informatici è tenuto a predisporre un documento programmatico sulla sicurezza (Dps).

Regole diverse si applicano all’esercizio dell’attività stragiudiziale (arbitrati, conciliazioni, ricorsi amministrativi) dove il trattamento dei dati comuni di soggetti diversi dal cliente, a meno che siano dati ricavabili da fonti pubbliche, deve avvenire con il consenso dell'interessato. Consenso che deve essere scritto nel caso si tratti di dati sensibili, giudiziari o di informazioni sulla salute e le abitudini sessuali.