Privacy: Autorizzazioni Generali 2002 del Garante per la tutela dei dati personali

- il trattamento dei dati sensibili di cui all’articolo 22, comma 1, della legge n. 675/1996 da parte di associazioni, fondazioni, comitati ed altri organismi di tipo associativo, alle condizioni di seguito indicate.

1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento.

La presente autorizzazione è rilasciata:

a) alle associazioni anche non riconosciute, ivi comprese le confessioni religiose e le comunità religiose, salvo quanto previsto dall’art. 22, comma 1 bis, come introdotto dall’art. 5, comma 1, del decreto legislativo n.135/1999 , i partiti e i movimenti politici, le associazioni e le organizzazioni sindacali, i patronati, le associazioni di categoria, le organizzazioni assistenziali o di volontariato, nonché le federazioni e confederazioni nelle quali tali soggetti sono riuniti in conformità, ove esistenti, allo statuto, all'atto costitutivo o ad un contratto collettivo;

b) alle fondazioni, ai comitati e ad ogni altro ente, consorzio od organismo senza scopo di lucro, dotati o meno di personalità giuridica, ivi comprese le organizzazioni non lucrative di utilità sociale (Onlus);

c) alle cooperative sociali e alle società di mutuo soccorso di cui, rispettivamente, alle leggi 8 novembre 1991, n. 381 e 15 aprile 1886, n. 3818.

L’autorizzazione è rilasciata altresì agli istituti scolastici anche di tipo non associativo, limitatamente al trattamento dei dati idonei a rivelare le convinzioni religiose e per le operazioni strettamente necessarie per l’applicazione dell’articolo 310 del decreto legislativo 16 aprile 1994, n. 297.

L'autorizzazione è rilasciata per il perseguimento di scopi determinati e legittimi individuati dall'atto costitutivo, dallo statuto o dal contratto collettivo, ove esistenti, e in particolare per il perseguimento di finalità culturali, religiose, politiche, sindacali, sportive o agonistiche di tipo non professionistico, di istruzione anche con riguardo alla libertà di scelta dell’insegnamento religioso, di formazione, di ricerca scientifica, di patrocinio, di tutela dell’ambiente e delle cose d'interesse artistico e storico, di salvaguardia dei diritti civili, nonché di beneficenza, assistenza sociale o socio-sanitaria.

La presente autorizzazione è rilasciata, altresì, per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalla normativa comunitaria, dalle leggi, dai regolamenti o dai contratti collettivi, sempreché il diritto da far valere o difendere sia di rango pari a quello dell’interessato quando i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, e i dati siano trattati esclusivamente per tale finalità e per il periodo strettamente necessario per il suo perseguimento.

La presente autorizzazione è rilasciata inoltre per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, nei limiti di quanto stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia.

Per i fini predetti, il trattamento dei dati sensibili può riguardare anche la tenuta di registri e scritture contabili, di elenchi, di indirizzari e di altri documenti necessari per la gestione amministrativa dell'associazione, della fondazione, del comitato o del diverso organismo, o per l'adempimento di obblighi fiscali, ovvero per la diffusione di riviste, bollettini e simili.

Qualora i soggetti di cui alle lettere a), b) e c) si avvalgano di persone giuridiche o di altri organismi con scopo di lucro per perseguire le predette finalità, ovvero richiedano ad essi la fornitura di beni, prestazioni o servizi, la presente autorizzazione è rilasciata anche ai medesimi organismi e persone giuridiche.

I soggetti di cui alle lettere a), b) e c), possono comunicare alle persone giuridiche e agli organismi con scopo di lucro, titolari di un autonomo trattamento, i soli dati sensibili strettamente indispensabili per le attività di effettivo ausilio alle predette finalità, con particolare riferimento alle generalità degli interessati e ad indirizzari, sulla base di un atto scritto che individui con precisione le informazioni comunicate, le modalità del successivo utilizzo e le particolari misure di sicurezza adottate. La dichiarazione scritta di consenso degli interessati deve porre tale circostanza in particolare evidenza, e deve recare la precisa menzione dei titolari del trattamento e delle finalità da essi perseguite. Le persone giuridiche e gli organismi con scopo di lucro, oltre a quanto previsto nei punti 3) e 5) in tema di pertinenza e di non eccedenza dei dati, possono trattare i dati così acquisiti solo per scopi di ausilio alle finalità predette, ovvero per scopi amministrativi e contabili.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.

Il trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti:

a) agli associati, ai soci e, se strettamente indispensabile per il perseguimento delle finalità di cui al punto 1), ai relativi familiari e conviventi;

b) agli aderenti, ai sostenitori o sottoscrittori, nonché ai soggetti che presentano richiesta di ammissione o di adesione o che hanno contatti regolari con l'associazione, la fondazione o il diverso organismo;

c) ai soggetti che ricoprono cariche sociali o onorifiche;

d) ai beneficiari, agli assistiti e ai fruitori delle attività o dei servizi prestati dall’associazione o dal diverso organismo, limitatamente ai soggetti individuabili in base allo statuto o all'atto costitutivo, ove esistenti;

e) agli studenti iscritti o che hanno presentato domanda di iscrizione agli istituti di cui al punto 1) e, qualora si tratti di minori, ai loro genitori o a chi ne esercita la potestà;

f) ai lavoratori dipendenti degli associati e dei soci, limitatamente ai dati idonei a rivelare l’adesione a sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere sindacale e alle operazioni necessarie per adempiere a specifici obblighi derivanti da contratti collettivi anche aziendali.

3) Categorie di dati oggetto di trattamento.

L'autorizzazione non riguarda i dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, ai quali si riferisce l'autorizzazione generale n. 2/2002.

Il trattamento può avere per oggetto gli altri dati sensibili di cui all'articolo 22, comma 1, della legge 31 dicembre 1996, n. 675 , idonei a rivelare l'origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l'adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale.

Il trattamento può riguardare i dati e le operazioni indispensabili per perseguire le finalità di cui al punto 1) o, comunque, per adempiere ad obblighi derivanti dalla legge, dalla normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi, che non possano essere perseguite o adempiuti, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa.

A tal fine, anche mediante controlli periodici, deve essere verificata costantemente la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto ai predetti obblighi e finalità, in particolare per quanto riguarda i dati che rivelano le opinioni e le intime convinzioni, anche con riferimento ai dati che l’interessato fornisce di propria iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti o non necessari non possono essere utilizzati, salvo per l’eventuale conservazione, a norma di legge, dell’atto o del documento che li contiene.

4) Modalità di trattamento.

Fermi restando gli obblighi previsti dagli artt. 9, 15, 17 e 28 della legge n. 675/1996 e dal d.P.R. n. 318/1999 , il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente correlate alle finalità, agli scopi e agli obblighi di cui al punto 1).

I dati sono raccolti, di regola, presso l’interessato.

Restano fermi gli obblighi di informare l’interessato e di acquisirne il consenso scritto nei casi previsti dagli articoli 10 e 22 della legge n. 675/1996, come modificati dal decreto legislativo n. 467/2001.

5) Conservazione dei dati.

Nel quadro del rispetto dell’obbligo previsto dall’art. 9, comma 1, lett. e) della legge n. 675/1996 , i dati sensibili possono essere conservati per un periodo non superiore a quello necessario per perseguire le finalità e gli scopi di cui al punto 1), ovvero per adempiere agli obblighi ivi menzionati.

Le verifiche di cui al punto 3) devono riguardare anche la pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto all'attività svolta dall'interessato o al rapporto che intercorre tra l'interessato e l'associazione, la fondazione, il comitato o il diverso organismo, tenendo presente il genere di prestazione, di beneficio o di servizio offerto all'interessato e la posizione di quest'ultimo rispetto all'associazione, alla fondazione, al comitato o al diverso organismo.

6) Comunicazione e diffusione dei dati.

I dati sensibili possono essere comunicati, e ove necessario diffusi, solo se strettamente pertinenti alle finalità, agli scopi e agli obblighi di cui al punto 1) e tenendo presenti le altre prescrizioni sopraindicate.

7) Richieste di autorizzazione.

I titolari dei trattamenti che rientrano nell’ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità, qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.

Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.

Il Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.

8) Norme finali.

Restano fermi gli obblighi previsti dalla normativa comunitaria, da norme di legge o di regolamento che stabiliscono divieti o limiti in materia di trattamento di dati personali.

Restano inoltre ferme le norme volte a prevenire discriminazioni, e in particolare le disposizioni contenute nel decreto-legge 26 aprile 1993, n. 122, convertito, con modificazioni, dalla legge 25 giugno 1993, n. 205, in materia di discriminazione per motivi razziali, etnici, nazionali o religiosi e di delitti di genocidio.

9) Efficacia temporale e disciplina transitoria.

La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1° febbraio 2002 fino al 30 giugno 2003.

Qualora alla data della pubblicazione della presente autorizzazione il trattamento non sia già conforme alle prescrizioni non contenute nella precedente autorizzazione n. 3/2000 , il titolare deve adeguarsi ad esse entro il 31 maggio 2002.

La presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.

Autorizzazione n. 4/2002 al trattamento dei dati sensibili da parte dei liberi professionisti

(omissis.)

IL GARANTE
PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

autorizza

- i liberi professionisti iscritti in albi o elenchi professionali a trattare i dati sensibili di cui all’art. 22, comma 1, della legge n. 675/1996 , secondo le prescrizioni di seguito indicate.

1) Ambito di applicazione.

L’autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, ai liberi professionisti tenuti ad iscriversi in albi o elenchi per l'esercizio di un'attività professionale in forma individuale o associata, anche in conformità al decreto legislativo 2 febbraio 2001, n. 96, o alle norme di attuazione dell'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1997, n. 266, in tema di attività di assistenza e consulenza.

Sono equiparati ai liberi professionisti i soggetti iscritti nei corrispondenti albi o elenchi speciali istituiti anche ai sensi dell'art. 34 del regio decreto-legge 27 novembre 1933, n. 1578 e successive modificazioni e integrazioni, recante l'ordinamento della professione di avvocato.

L’autorizzazione è rilasciata anche ai sostituti e agli ausiliari che collaborano con il libero professionista ai sensi dell’art. 2232 del codice civile, ai praticanti e ai tirocinanti presso il libero professionista, qualora tali soggetti siano titolari di un autonomo trattamento o siano contitolari del trattamento effettuato dal libero professionista.

Il presente provvedimento non si applica al trattamento dei dati sensibili effettuato:

a) dagli esercenti la professione sanitaria e dagli psicologi, dal personale sanitario infermieristico, tecnico e della riabilitazione, ai quali si riferisce l'autorizzazione generale n. 2/2002 ;

b) per la gestione delle prestazioni di lavoro o di collaborazione di cui si avvale il libero professionista o taluno dei soggetti sopraindicati, alla quale si riferisce l'autorizzazione generale n. 1/2002 ;

c) da soggetti privati che svolgono attività investigative, dai giornalisti, dai pubblicisti e dai praticanti giornalisti di cui agli articoli 26 e 33 della legge 3 febbraio 1963, n. 69.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati.

Il trattamento può riguardare i dati sensibili relativi ai clienti.

I dati sensibili relativi ai terzi possono essere trattati ove ciò sia strettamente indispensabile per l'esecuzione di specifiche prestazioni professionali richieste dai clienti per scopi determinati e legittimi.

In ogni caso, i dati devono essere strettamente pertinenti e non eccedenti rispetto ad incarichi conferiti che non possano essere svolti mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa.

Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale deve essere effettuato anche nel rispetto della citata autorizzazione generale n. 2/2002 .

3) Finalità del trattamento.

Il trattamento dei dati sensibili può essere effettuato ai soli fini dell'espletamento di un incarico che rientri tra quelli che il libero professionista può eseguire in base al proprio ordinamento professionale, e in particolare:

a) per curare gli adempimenti in materia di lavoro, di previdenza ed assistenza sociale e fiscale nell'interesse di altri soggetti che sono parte di un rapporto di lavoro dipendente o autonomo, ai sensi della legge 11 gennaio 1979, n. 12, che disciplina la professione di consulente del lavoro;

b) per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalla normativa comunitaria, dalle leggi, dai regolamenti o dai contratti collettivi;

c) ai fini dello svolgimento da parte del difensore delle investigazioni difensive di cui alla legge 7 dicembre 2000, n. 397, anche a mezzo di sostituti e di consulenti tecnici;

d) per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, nei limiti di quanto stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia.

4) Modalità di trattamento.

Il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente correlate all'incarico conferito dal cliente.

Restano fermi gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15, 17 e 28 della legge n. 675/1996 e dal d.P.R. n. 318/1999 .

Restano inoltre fermi gli obblighi:

a) di informare l'interessato ai sensi dell'art. 10, commi 1 e 3, della legge n. 675/1996 , anche quando i dati sono raccolti presso terzi;

b) di acquisire il consenso scritto.

Se i dati sono raccolti per l'esercizio di un diritto in sede giudiziaria o per le indagini difensive (punto 3), lettere b) e c)), l'informativa relativa ai dati raccolti presso terzi, e il consenso scritto, sono necessari solo se i dati sono trattati per un periodo superiore a quello strettamente necessario al perseguimento di tali finalità, oppure per altre finalità con esse non incompatibili.

Le informative devono permettere all'interessato di comprendere agevolmente se il titolare del trattamento è un singolo professionista o un'associazione di professionisti, ovvero se ricorre un'ipotesi di contitolarità tra più liberi professionisti o di esercizio della professione in forma societaria ai sensi del decreto legislativo 2 febbraio 2001, n. 96.

Resta ferma la facoltà del libero professionista di designare quali responsabili o incaricati del trattamento i sostituti, gli ausiliari, i tirocinanti e i praticanti presso il libero professionista, i quali, in tal caso, possono avere accesso ai soli dati strettamente pertinenti alla collaborazione ad essi richiesta.

Analoga cautela deve essere adottata in riferimento agli incaricati del trattamento preposti all'espletamento di compiti amministrativi.

5) Conservazione dei dati.

Nel quadro del rispetto dell’obbligo previsto dall’art. 9, comma 1, lett. e) della legge n. 675/1996 , i dati sensibili possono essere conservati, per il periodo di tempo previsto dalla normativa comunitaria, da leggi, o da regolamenti e, comunque, per un periodo non superiore a quello strettamente necessario per adempiere agli incarichi conferiti.

A tal fine deve essere verificata la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto agli incarichi in corso, da instaurare o cessati, anche con riferimento ai dati che l’interessato fornisce di propria iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti o non necessari non possono essere utilizzati, salvo che per l’eventuale conservazione, a norma di legge, dell’atto o del documento che li contiene. Specifica attenzione è prestata per l’essenzialità dei dati riferiti a soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente le prestazioni e gli adempimenti.

I dati acquisiti in occasione di precedenti incarichi possono essere mantenuti se pertinenti e non eccedenti rispetto a successivi incarichi.

6) Comunicazione e diffusione dei dati.

I dati sensibili possono essere comunicati e ove necessario diffusi, a soggetti pubblici o privati, nei limiti strettamente pertinenti all'espletamento dell'incarico conferito e nel rispetto, in ogni caso, del segreto professionale.

I dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere diffusi solo se necessario per finalità di prevenzione, accertamento o repressione dei reati, con l’osservanza delle norme che regolano la materia (art. 23, comma 4, della legge n. 675/1996 ).

I dati relativi alla vita sessuale non possono essere diffusi.

7) Richieste di autorizzazione.

8) Norme finali.

Restano fermi gli obblighi previsti dalla normativa comunitaria, da norme di legge, o da regolamenti che stabiliscono divieti o limiti più restrittivi in materia di trattamento di dati personali e, in particolare, dalle leggi 20 maggio 1970, n. 300 e 5 giugno 1990, n. 135, nonché dalle norme volte a prevenire discriminazioni.

Restano fermi, altresì, gli obblighi di legge che vietano la rivelazione senza giusta causa e l'impiego a proprio o altrui profitto delle notizie coperte dal segreto professionale, nonché gli obblighi deontologici o di buona condotta relativi alle singole figure professionali.

9) Efficacia temporale e disciplina transitoria.

La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1° febbraio 2002 fino al 30 giugno 2003.

Qualora alla data della pubblicazione della presente autorizzazione il trattamento non sia già conforme alle prescrizioni non contenute nella precedente autorizzazione n. 4/2000 , il titolare deve adeguarsi ad esse entro il 31 maggio 2002.