PROVVEDIMENTO
20 settembre 2000
Provvedimento
n. 1/2000:
Autorizzazione
al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro.
IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
In
data odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotà (...),
Vista la legge 31 dicembre 1996, n. 675, e successive modificazioni ed
integrazioni (...), visto, in particolare, l'art. 22, comma 1, della
citata legge n. 675/1996 (...), visto l'art. 22, comma 3 e comma 3-bis,
della medesima legge, rispettivamente modificato e introdotto dall'art.
5 del decreto legislativo 11 maggio 1999, n. 135.
(omissis.)
Vista
l'autorizzazione del Garante adottata il 29 settembre 1999 relativa al
trattamento dei dati "sensibili" nei rapporti di lavoro,
pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana il
2 ottobre 1999 e avente efficacia fino al 30 settembre 2000;
(omissis.)
Ritenuto,
pertanto, opportuno rilasciare nuove autorizzazioni generali anche
al fine di proseguire la semplificazione degli adempimenti che la legge
n. 675/1996 pone a carico di determinate categorie di titolari, nonchè
di assicurare una migliore funzionalità dell'Ufficio del Garante e di
armonizzare le prescrizioni da impartire con le autorizzazioni, alla
luce dell'esperienza maturata;
Ritenuto
opportuno che tali nuove autorizzazioni provvisorie siano a tempo
determinato (...).
(omissis.)
Relatore
il prof. Stefano Rodotà;
AUTORIZZA
il
trattamento dei dati sensibili di cui all'art. 22, comma 1, della legge
n. 675/1996, finalizzato alla gestione dei rapporti di lavoro, alle
condizioni di seguito indicate.
1)
Ambito di applicazione
La
presente autorizzazione è rilasciata senza richiesta di parte:
a)
alle persone fisiche e giuridiche, alle imprese, agli enti, alle
associazioni e agli organismi che sono parte di un rapporto di lavoro o
che utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o
temporanee ai sensi della legge 24 giugno 1997, n. 196, o che comunque
conferiscono un incarico professionale alle figure indicate al
successivo punto 2, lettere b) e c);
b)
ad organismi paritetici e ad altri organismi che gestiscono osservatori
in materia di lavoro, previsti dalla normativa comunitaria, dalle leggi,
dai regolamenti o dai contratti collettivi anche aziendali.
L'autorizzazione
riguarda anche l'attività svolta dal medico competente in materia di
igiene e di sicurezza del lavoro, in qualità di libero professionista o
di dipendente dei soggetti di cui alla lettera a) o di strutture
convenzionate.
2)
Interessati ai quali i dati si riferiscono
Il
trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti:
a)
a lavoratori dipendenti, anche se prestatori di lavoro temporaneo o in
rapporto di tirocinio, apprendistato e formazione e lavoro, ovvero ad
associati anche in compartecipazione e, se necessario in base ai punti
3) e 4), ai relativi familiari e conviventi;
b)
a consulenti e a liberi professionisti, ad agenti, rappresentanti e
mandatari;
c)
a soggetti che effettuano prestazioni coordinate e continuative o ad
altri lavoratori autonomi in rapporto di collaborazione con i soggetti
di cui al punto 1);
d)
a candidati all'instaurazione dei rapporti di lavoro di cui alle lettere
precedenti;
e)
a persone fisiche che ricoprono cariche sociali nelle persone giuridiche,
negli enti, nelle associazioni e negli organismi di cui al punto 1);
f)
a terzi danneggiati nell'esercizio dell'attività lavorativa o
professionale dai soggetti di cui alle precedenti lettere.
3)
Finalità del trattamento
Il
trattamento dei dati sensibili deve essere necessario:
a)
per adempiere o per esigere l'adempimento di specifici obblighi o per
eseguire specifici compiti previsti dalla normativa comunitaria, da
leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, in
particolare ai fini del rispetto della normativa in materia di
previdenza ed assistenza anche integrativa, o in materia di igiene e
sicurezza del lavoro o della popolazione, nonchè in materia fiscale, di
tutela della salute, dell'ordine e della sicurezza pubblica;
b)
anche fuori dei casi di cui alla lettera a), in conformità alla legge e
per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della contabilità
o della corresponsione di stipendi, assegni, premi, altri emolumenti,
liberalità o benefici accessori;
c)
per il perseguimento delle finalità di salvaguardia della vita o
dell'incolumità fisica dell'interessato o di un terzo;
d)
per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede
giudiziaria, nonchè in sede amministrativa o nelle procedure di
arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla
normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi,
semprechè, qualora i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e
la vita sessuale, il diritto da far valere o difendere sia di rango pari
a quello dell'interessato;
e)
per l'esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, nel
rispetto di quanto stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia;
f)
per adempiere ad obblighi derivanti da contratti di assicurazione
finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla responsabilità del
datore di lavoro in materia di igiene e di sicurezza del lavoro e di
malattie professionali o per i danni cagionati a terzi nell'esercizio
dell'attività lavorativa o professionale;
g)
per garantire le pari opportunità.
4)
Categorie di dati
Il
trattamento può avere per oggetto i dati strettamente pertinenti agli
obblighi, ai compiti o alle finalità di cui al punto 3), e in
particolare:
a)
nell'ambito dei dati idonei a rivelare le convinzioni religiose,
filosofiche o di altro genere, ovvero l'adesione ad associazioni od
organizzazioni a carattere religioso o filosofico, i dati concernenti la
fruizione di permessi e festività religiose o di servizi di mensa,
nonchè la manifestazione, nei casi previsti dalla legge, dell'obiezione
di coscienza;
b)
nell'ambito dei dati idonei a rivelare le opinioni politiche, l'adesione
a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere
politico o sindacale, i dati concernenti l'esercizio di funzioni
pubbliche e di incarichi politici (semprechè il trattamento sia
effettuato ai fini della fruizione di permessi o di periodi di
aspettativa riconosciuti dalla legge o, eventualmente, dai contratti
collettivi anche aziendali), ovvero l'organizzazione di pubbliche
iniziative, nonchè i dati inerenti alle attività o agli incarichi
sindacali, ovvero alle trattenute per il versamento delle quote di
servizio sindacale o delle quote di iscrizione ad associazioni od
organizzazioni politiche o sindacali;
c)
nell'ambito dei dati idonei a rivelare lo stato di salute, i dati
raccolti in riferimento a malattie anche professionali, invalidità,
infermità, gravidanza, puerperio o allattamento, ad infortuni, ad
esposizioni a fattori di rischio, all'idoneità psicofisica a svolgere
determinate mansioni o all'appartenenza a categorie protette.
5)
Modalità di trattamento
Fermi
restando gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15 e 17 della legge n.
675/1996 e dal decreto del Presidente della Repubblica n. 318/1999,
concernenti i requisiti dei dati personali, la sicurezza e i limiti
posti ai trattamenti automatizzati volti a definire il profilo o la
personalità degli interessati, il trattamento dei dati sensibili deve
essere effettuato unicamente con logiche e mediante forme di
organizzazione dei dati strettamente correlate agli obblighi, ai compiti
o alle finalità di cui al punto 3).
La
comunicazione di dati all'interessato deve avvenire di regola
direttamente a quest'ultimo o a un suo delegato, in plico chiuso o con
altro mezzo idoneo a prevenirne la conoscenza da parte di soggetti non
autorizzati, anche attraverso la previsione di distanze di cortesia.
Restano
inoltre fermi gli obblighi di acquisire il consenso scritto
dell'interessato e di informare l'interessato medesimo, in conformità a
quanto previsto dagli articoli 10 e 22 della legge n. 675/1996.
6)
Conservazione dei dati
Nel
quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 9, comma 1, lettera
e) della legge n. 675/1996, i dati sensibili possono essere conservati
per un periodo non superiore a quello necessario per adempiere agli
obblighi o ai compiti di cui al punto 3), ovvero per perseguire le
finalità ivi menzionate.
A
tal fine, anche mediante verifiche periodiche, deve essere verificata
costantemente la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto
al rapporto, alla prestazione o all'incarico in corso, da instaurare o
cessati.
7)
Comunicazione e diffusione dei dati
I
dati sensibili possono essere comunicati e, ove necessario diffusi, nei
limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalità
di cui al punto 3), a soggetti pubblici o privati, ivi compresi
organismi sanitari, casse e fondi di previdenza ed assistenza sanitaria
integrativa anche aziendale, agenzie di intermediazione, associazioni di
datori di lavoro, liberi professionisti, società esterne titolari di un
autonomo trattamento di dati e familiari dell'interessato.
Ai
sensi dell'art. 23, comma 4, della legge n. 675/1996, i dati idonei a
rivelare lo stato di salute possono essere diffusi, solo se necessario
per finalità di prevenzione, accertamento o repressione dei reati, con
l'osservanza delle norme che regolano la materia.
I
dati idonei a rivelare la vita sessuale non possono essere diffusi.
8)
Richieste di autorizzazione
I
titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di applicazione della
presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di
autorizzazione a questa autorità, qualora il trattamento che si intende
effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.
Le
richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche
successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono
intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.
Il
Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione per
trattamenti da effettuarsi in difformità alle prescrizioni del presente
provvedimento, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da
circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non
considerate nella presente autorizzazione.
9)
Norme finali
Restano
fermi gli obblighi previsti dalla normativa comunitaria, da norme di
legge o di regolamento, che stabiliscono divieti o limiti in materia di
trattamento di dati personali e, in particolare, dalle disposizioni
contenute:
a)
nell'art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al datore di
lavoro ai fini dell'assunzione e nello svolgimento del rapporto di
lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni
politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonchè su fatti non
rilevanti ai fini della valutazione dell'attitudine professionale del
lavoratore;
b)
nell'art. 6 della legge 5 giugno 1990, n. 135, che vieta ai datori di
lavoro lo svolgimento di indagini volte ad accertare, nei dipendenti o
in persone prese in considerazione per l'instaurazione di un rapporto di
lavoro, l'esistenza di uno stato di sieropositività;
c)
nelle norme in materia di pari opportunità o volte a prevenire
discriminazioni.
10)
Efficacia temporale
La
presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1 ottobre 2000,
fino al 31 dicembre 2001. La presente autorizzazione sarà pubblicata
nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana.
Roma,
20 settembre 2000