Legge privacy 675 analisi dei rischi             Legge privacy e libri sociali

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PRIVACY, SOCIETA' E COOPERATIVE

Quesito: l'accesso dei soci ai dati personali contenuti nei libri sociali obbligatori (soci, adunanze, deliberazioni etc.), disciplinati, in particolare, dall'art.2421 del codice civile, contrasta con la sopravvenuta normativa sulla privacy?

Risposta: le società possono comunicare ai soci i dati contenuti nei libri sociali senza necessità di acquisire il consenso degli interessati, ma...

  I SOCI CONSERVANO DUNQUE IL DIRITTO DI ACCEDERE AI LIBRI SOCIALI

Lo ha precisato il Garante nel parere fornito in risposta ai vari quesiti pervenuti all'Autorità, i quali chiedevano se l'accesso dei soci ai dati personali contenuti nei libri sociali obbligatori (soci, adunanze, deliberazioni etc.), contrastasse o meno con la sopravvenuta normativa sulla privacy.

L'Autorità ha innanzitutto osservato che le disposizioni del codice civile, riguardo alla documentazione ed alla trasparenza dell'attività societaria, che sanciscono il diritto dei soci di esaminare i libri (es. art.2422, codice civile), non sono state modificate dalla legge n.675 del 1996 e sono compatibili con la disciplina sul trattamento dei dati personali.

La legge sulla protezione dei dati consente, infatti, la comunicazione dei dati senza il consenso quando la società deve adempiere ad un obbligo di legge, come è in questo caso.

Se il socio ha necessità di acquisire dati, notizie e documenti relativi all'attività sociale può, quindi, accedere a dati e documenti senza il consenso delle persone cui i dati si riferiscono.

La comunicazione di questi dati da parte della società può avvenire senza il consenso dei soci non solo quando riguardi i dati che il codice civile prescrive di inserire nei diversi libri ( es. nome, cognome dei titolari delle azioni, numero delle azioni etc.), ma anche quando riguardi dati relativi allo svolgimento di attività economiche. Sono conoscibili anche i dati provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque.

Nel caso in cui, invece, vengano richiesti altri dati, che non siano oggetto di necessaria pubblicità in base alle norme del codice civile, come può avvenire per l'indirizzo degli azionisti, le società possono valutare se chiedere una tantum il consenso degli interessati. La richiesta di consenso deve essere preceduta da un'adeguata informativa che può essere fornita anche nell'ambito della più generale informativa che la società è tenuta a dare ai soci in base alla legge sulla privacy.

Rimane fermo, ovviamente, l'obbligo per i soci che si documentano sull'attività aziendale di utilizzare i dati acquisiti per le finalità di trasparenza per le quali è prevista la loro comunicazione da parte della società. 

 

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