Privacy: autorizzazioni generali 2002 del Garante

- il trattamento dei dati sensibili di cui all’art. 22, comma 1, della legge n. 675/1996 , fatta eccezione dei dati idonei a rivelare la vita sessuale, secondo le prescrizioni di seguito indicate.

CAPO I.
Attività bancarie, creditizie, assicurative, di gestione di fondi, del settore turistico, del trasporto

1) Soggetti ai quali è rilasciata l'autorizzazione:

a) imprese autorizzate all’esercizio dell'attività bancaria e creditizia o assicurativa ed organismi che le riuniscono, anche se in stato di liquidazione coatta amministrativa;

b) società ed altri organismi che gestiscono fondi-pensione o di assistenza, ovvero fondi o casse di previdenza;

c) società ed altri organismi di intermediazione finanziaria, in particolare per la gestione o l’intermediazione di fondi comuni di investimento o di valori mobiliari;

d) società ed altri organismi che emettono carte di credito o altri mezzi di pagamento, o che ne gestiscono le relative operazioni;

e) imprese che svolgono autonome attività strettamente connesse e strumentali a quelle indicate nelle precedenti lettere, e relative alla rilevazione dei rischi, al recupero dei crediti, a lavorazioni massive di documenti, alla trasmissione dati, all'imbustamento o allo smistamento della corrispondenza, nonché alla gestione di esattorie o tesorerie;

f) imprese che operano nel settore turistico o alberghiero o del trasporto, agenzie di viaggio e operatori turistici.

2) Finalità del trattamento.

La presente autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, limitatamente ai dati e alle operazioni indispensabili per adempiere agli obblighi anche precontrattuali che i soggetti di cui al punto 1) assumono, nel proprio settore di attività, al fine di fornire specifici beni, prestazioni o servizi richiesti dall’interessato.

L'autorizzazione è rilasciata anche per adempiere o per esigere l'adempimento ad obblighi previsti, anche in materia fiscale, dalla normativa comunitaria, dalla legge, dai regolamenti, o dai contratti collettivi, o prescritti da autorità od organi di vigilanza o di controllo nei casi indicati dalla legge o dai regolamenti.

Il trattamento avente tali finalità può riguardare anche la tenuta di registri e scritture contabili, di elenchi, di indirizzari e di altri documenti necessari per espletare compiti di organizzazione o di gestione amministrativa di imprese, società, cooperative o consorzi.

3) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati trattati.

Il trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti ai soggetti ai quali sono forniti i beni, le prestazioni o i servizi, in misura strettamente pertinente a quanto specificamente richiesto dall'interessato che abbia manifestato il proprio consenso scritto ed informato. Nei medesimi limiti, è possibile trattare dati relativi a terzi, allorché non sia altrimenti possibile procedere alla fornitura al beneficiario dei beni, delle prestazioni o dei servizi.

Qualora il consenso sia richiesto nei confronti di distinti titolari di trattamenti, la manifestazione di volontà deve riferirsi specificamente a ciascuno di essi.

4) Comunicazione e diffusione dei dati.

I dati sensibili possono essere comunicati nei limiti strettamente pertinenti al perseguimento delle finalità di cui al punto 2), a soggetti pubblici o privati, ivi compresi fondi e casse di previdenza ed assistenza o società controllate e collegate ai sensi dell’art. 2359 del codice civile, nonché, ove necessario, ai familiari dell’interessato.

I titolari del trattamento, anche ai fini dell'eventuale comunicazione ad altri titolari delle modifiche apportate ai dati in accoglimento di una richiesta dell'interessato (art. 13, comma 1, lettera c), n. 4) legge n. 675/1996 ), devono conservare un elenco dei destinatari delle comunicazioni effettuate, recante un'annotazione delle specifiche categorie di dati comunicati.

I dati sensibili non possono essere diffusi.

CAPO II.
Sondaggi e ricerche

1) Soggetti ai quali è rilasciata l'autorizzazione e finalità del trattamento.

Imprese, società, istituti ed altri organismi o soggetti privati, ai soli fini del compimento di sondaggi di opinione, di ricerche di mercato o di altre ricerche campionarie.

Il sondaggio o la ricerca devono essere effettuati per scopi puntualmente determinati e legittimi, noti all'interessato.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati trattati.

Il trattamento può riguardare i dati attinenti ai soggetti che abbiano manifestato il proprio consenso informato e che abbiano risposto a questionari o ad interviste effettuate nell'ambito di sondaggi di opinione, di ricerche di mercato o di altre ricerche campionarie.

Il consenso deve essere manifestato in ogni caso per iscritto.

I dati personali di natura sensibile possono essere trattati solo se il trattamento di dati anonimi non permette al sondaggio o alla ricerca di raggiungere i suoi scopi.

3) Conservazione dei dati.

Il trattamento successivo alla raccolta non deve permettere di identificare gli interessati, neanche indirettamente, mediante un riferimento ad una qualsiasi altra informazione.

I dati personali, individuali o aggregati, devono essere distrutti o resi anonimi subito dopo la raccolta, e comunque non oltre la fase contestuale alla registrazione dei campioni raccolti. La registrazione deve essere effettuata senza ritardo anche nel caso in cui i campioni siano stati raccolti in numero elevato.

Entro tale ambito temporale, resta ferma la possibilità per il titolare della raccolta, nonché per i suoi responsabili o incaricati, di utilizzare i dati personali al fine di verificare presso gli interessati la veridicità o l'esattezza dei campioni.

4) Comunicazione dei dati.

I dati sensibili non possono essere né comunicati né diffusi.

I campioni del sondaggio o della ricerca possono essere comunicati o diffusi in forma individuale o aggregata, sempreché non possano essere associati, anche a seguito di trattamento, ad interessati identificati o identificabili.

CAPO III.
Attività di elaborazione di dati

1) Soggetti ai quali è rilasciata l'autorizzazione.

Imprese, società, istituti ed altri organismi o soggetti privati, titolari autonomi di un'attività svolta nell'interesse di altri soggetti, e che presuppone l'elaborazione di dati ed altre operazioni di trattamento eseguite in materia di lavoro ovvero a fini contabili, retributivi, previdenziali, assistenziali e fiscali.

2) Prescrizioni applicabili.

Il trattamento è regolato dalle autorizzazioni:

a) n. 1/2002 , rilasciata il 31 gennaio 2002, concernente il trattamento dei dati sensibili a cura, in particolare, delle parti di un rapporto di lavoro qualora le finalità perseguite siano quelle indicate al punto 3) di tale autorizzazione;

b) n. 4/2002 , rilasciata il 31 gennaio 2002, riguardante il trattamento dei dati sensibili ad opera dei liberi professionisti e di altri soggetti equiparati, qualora le finalità perseguite siano quelle indicate al punto 3) di tale autorizzazione.

Qualora il consenso sia richiesto nei confronti di distinti titolari di trattamenti, la manifestazione di volontà deve riferirsi specificamente a ciascuno di essi.

CAPO IV.
Attività di selezione del personale

1) Soggetti ai quali è rilasciata l'autorizzazione e finalità del trattamento.

La presente autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, alle imprese, alle società, agli istituti e agli altri organismi o soggetti privati, titolari autonomi di un'attività svolta anche di propria iniziativa nell'interesse di terzi, ai soli fini della ricerca o della selezione di personale.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono e categorie di dati trattati.

Il trattamento può riguardare i dati idonei a rivelare lo stato di salute e l'origine razziale ed etnica dei candidati all'instaurazione di un rapporto di lavoro o di collaborazione, solo se la loro raccolta è giustificata da scopi determinati e legittimi ed è strettamente indispensabile per instaurare tale rapporto.

Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute dei familiari o dei conviventi dei candidati è consentito con il consenso scritto degli interessati e qualora sia finalizzato al riconoscimento di uno specifico beneficio in favore dei candidati, in particolare ai fini di un'assunzione obbligatoria o del riconoscimento di un titolo derivante da invalidità o infermità, da eventi bellici o da ragioni di servizio.

Qualora il consenso sia richiesto nei confronti di distinti titolari di trattamenti, la manifestazione di volontà deve riferirsi specificamente a ciascuno di essi.

Il trattamento deve riguardare le sole informazioni strettamente pertinenti a tale finalità, sia in caso di risposta a questionari inviati anche per via telematica, sia nel caso in cui i candidati forniscano dati di propria iniziativa, in particolare attraverso l'invio di curricula.

Non è consentito il trattamento dei dati:

a) idonei a rivelare le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, l'origine razziale ed etnica, e la vita sessuale;

b) inerenti a fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell'attitudine professionale del lavoratore;

c) in violazione delle norme in materia di pari opportunità o volte a prevenire discriminazioni.

3) Comunicazione e diffusione dei dati.

I dati idonei a rivelare lo stato di salute e l’origine razziale ed etnica possono essere comunicati nei limiti strettamente pertinenti al perseguimento delle finalità di cui ai punti 1) e 2), a soggetti pubblici o privati che siano specificamente menzionati nella dichiarazione di consenso dell'interessato.

I dati sensibili non possono essere diffusi.

CAPO V.
Mediazione a fini matrimoniali

1) Soggetti ai quali è rilasciata l'autorizzazione.

La presente autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, alle imprese, alle società, agli istituti e agli altri organismi o soggetti privati che esercitano, anche attraverso agenzie autorizzate, un'attività di mediazione a fini matrimoniali o di instaurazione di un rapporto di convivenza.

2) Finalità del trattamento.

L’autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, ai soli fini dell'esecuzione dei singoli incarichi conferiti in conformità alle leggi e ai regolamenti.

3) Interessati ai quali i dati si riferiscono.

Il trattamento può riguardare i soli dati sensibili attinenti alle persone direttamente interessate al matrimonio o alla convivenza.

Non è consentito il trattamento di dati relativo a persone minori di età in base all'ordinamento del Paese di appartenenza o, comunque, in base alla legge italiana.

4) Categorie di dati oggetto di trattamento.

Il trattamento può riguardare i soli dati e le sole operazioni che risultino indispensabili in relazione allo specifico profilo o alla personalità descritto o richiesto dalle persone interessate al matrimonio o alla convivenza.

I dati devono essere forniti personalmente dai medesimi interessati.

L'informativa preliminare al consenso scritto deve porre in particolare evidenza le categorie di dati trattati e le modalità della loro comunicazione a terzi.

5) Comunicazione dei dati.

I dati possono essere comunicati nei limiti strettamente pertinenti all’esecuzione degli specifici incarichi ricevuti.

I titolari del trattamento, anche ai fini dell'eventuale comunicazione ad altri titolari delle modifiche apportate ai dati in accoglimento di una richiesta dell'interessato (art. 13, comma 1, lettera c), n. 4), della legge n. 675/1996 ), devono conservare un elenco dei destinatari delle comunicazioni effettuate, recante un'annotazione delle specifiche categorie di dati comunicati.

L'eventuale diffusione anche per via telematica di taluni dati sensibili deve essere oggetto di apposita autorizzazione di questa Autorità.

6) Norme finali.

Restano fermi gli ulteriori obblighi previsti dalla legge e dai regolamenti, in particolare nell'ambito della legge penale e della disciplina di pubblica sicurezza, nonché in materia di tutela dei minori.

CAPO VI.
Prescrizioni comuni a tutti i trattamenti

Per quanto non previsto dai capi che precedono, ai trattamenti ivi indicati si applicano, altresì, le seguenti prescrizioni:

1) Dati idonei a rivelare lo stato di salute.

Il trattamento dei dati idonei a rivelare lo stato di salute deve essere effettuato anche nel rispetto dell’autorizzazione n. 2/2002 , rilasciata il 31 gennaio 2002.

Il trattamento dei dati genetici non è consentito nei casi previsti dalla presente autorizzazione.

2) Modalità di trattamento.

Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15, 17 e 28 della legge n. 675/1996 e dal d.P.R. n. 318/1999 , il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con logiche e forme di organizzazione dei dati strettamente correlate alle finalità indicate nei capi che precedono.

La comunicazione di dati all’interessato deve avvenire di regola direttamente a quest’ultimo o a un suo delegato (fermo restando quanto previsto dall’art. 23, comma 2, della legge n. 675/1996 ), in plico chiuso o con altro mezzo idoneo a prevenire la conoscenza da parte di soggetti non autorizzati, anche attraverso la previsione di distanze di cortesia.

Resta inoltre fermo l'obbligo di informare l’interessato, ai sensi dell’art. 10, commi 1 e 3, della legge n. 675/1996 , anche quando i dati sono raccolti presso terzi.

3) Conservazione dei dati.

Nel quadro del rispetto dell’obbligo previsto dall’art. 9, comma 1, lett. e) della legge 31 dicembre 1996, n. 675 , i dati sensibili possono essere conservati per un periodo non superiore a quello necessario per perseguire le finalità ovvero per adempiere agli obblighi o agli incarichi menzionati nei precedenti capi. A tal fine, anche mediante controlli periodici, deve essere verificata costantemente la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto al rapporto, alla prestazione o all’incarico in corso, da instaurare o cessati, anche con riferimento ai dati che l’interessato fornisce di propria iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti o non necessari non possono essere utilizzati, salvo che per l’eventuale conservazione, a norma di legge, dell’atto o del documento che li contiene. Specifica attenzione è prestata per l’essenzialità dei dati riferiti a soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente le prestazioni e gli adempimenti.

Restano fermi i diversi termini di conservazione previsti dalle leggi o dai regolamenti.

Resta altresì fermo quanto previsto nel capo II in materia di sondaggi e di ricerche.

4) Richieste di autorizzazione.

I titolari dei trattamenti che rientrano nell’ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione a questa Autorità, qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.

Le richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei termini di cui al provvedimento medesimo.

Il Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle prescrizioni del presente provvedimento, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.

5) Norme finali.

Restano fermi gli obblighi previsti dalla normativa comunitaria, da norme di legge o di regolamento che stabiliscono divieti o limiti più restrittivi in materia di trattamento di dati personali e, in particolare:

a) dalla legge 20 maggio 1970, n. 300;

b) dalla legge 5 giugno 1990, n. 135.

Restano altresì fermi gli obblighi deontologici, previsti anche dai codici deontologici e di buona condotta adottati in attuazione dell’art. 20 del decreto legislativo n. 467/2001 , nonché gli obblighi di legge che vietano la rivelazione senza giusta causa e l'impiego a proprio o altrui profitto delle notizie coperte dal segreto professionale.

Resta ferma, infine, la possibilità di diffondere dati anonimi anche aggregati.

6) Efficacia temporale e disciplina transitoria.

La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1° febbraio 2002 fino al 30 giugno 2003.

Qualora alla data della pubblicazione della presente autorizzazione il trattamento non sia già conforme alle prescrizioni non contenute nella precedente autorizzazione n. 5/2000 , il titolare deve adeguarsi ad esse entro il 31 maggio 2002.

Autorizzazione n. 6/2002 al trattamento di dati sensibili da parte degli investigatori privati.

IL GARANTE
PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

(omissis.)

autorizza

- gli investigatori privati a trattare i dati sensibili di cui all’art. 22, comma 1, della legge n. 675/1996 , secondo le prescrizioni di seguito indicate.

1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento.

La presente autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta, alle persone fisiche e giuridiche, agli istituti, agli enti, alle associazioni e agli organismi che esercitano un’attività di investigazione privata autorizzata con licenza prefettizia (art. 134 del regio decreto 18 giugno 1931, n. 773, e successive modificazioni e integrazioni).

Il trattamento può essere effettuato unicamente:

a) per permettere a chi conferisce uno specifico incarico di far valere o difendere in sede giudiziaria un proprio diritto, che, quando i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale dell’interessato, deve essere di rango pari a quello del soggetto al quale si riferiscono i dati, ovvero un diritto della personalità o un altro diritto fondamentale ed inviolabile;

b) su incarico di un difensore in riferimento ad un procedimento penale, per ricercare e individuare elementi a favore del relativo assistito da utilizzare ai soli fini dell’esercizio del diritto alla prova (art. 190 del codice di procedura penale e legge 7 dicembre 2000, n. 397).

Restano ferme le altre autorizzazioni generali rilasciate ai fini dello svolgimento delle investigazioni in relazione ad un procedimento penale o per l’esercizio di un diritto in sede giudiziaria, in particolare:

a) nell’ambito dei rapporti di lavoro (autorizzazione n. 1/2002 , rilasciata il 31 gennaio 2002);

b) relativamente ai dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale (autorizzazione generale n. 2/2002 , rilasciata il 31 gennaio 2002);

c) da parte degli organismi di tipo associativo e delle fondazioni (autorizzazione generale n. 3/2002 , rilasciata il 31 gennaio 2002);

d) da parte dei liberi professionisti iscritti in albi o elenchi professionali, ivi inclusi i difensori e i relativi sostituti ed ausiliari (autorizzazione generale n. 4/2002 , rilasciata il 31 gennaio 2002);

e) relativamente ai dati di carattere giudiziario (autorizzazione generale n. 7/2002 , rilasciata il 31 gennaio 2002).

2) Categorie di dati e interessati ai quali i dati si riferiscono.

Il trattamento può riguardare i dati sensibili di cui all’art. 22, comma 1, della legge n. 675/1996 , qualora ciò sia strettamente indispensabile per eseguire specifici incarichi conferiti per scopi determinati e legittimi nell’ambito delle finalità di cui al punto 1), che non possano essere adempiute mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa.

I dati devono essere pertinenti e non eccedenti rispetto agli incarichi conferiti.

3) Modalità di trattamento.

Gli investigatori privati non possono intraprendere di propria iniziativa investigazioni, ricerche o altre forme di raccolta di dati. Tali attività possono essere eseguite esclusivamente sulla base di un apposito incarico conferito per iscritto, anche da un difensore, per le esclusive finalità di cui al punto 1).

L’atto di incarico deve menzionare in maniera specifica il diritto che si intende esercitare in sede giudiziaria, ovvero il procedimento penale al quale l’investigazione è collegata, nonché i principali elementi di fatto che giustificano l’investigazione e il termine ragionevole entro cui questa deve essere conclusa.

I dati devono essere registrati ed elaborati mediante logiche e forme di organizzazione strettamente correlate alle finalità di cui al punto 1).

L’interessato o la persona presso la quale sono raccolti i dati deve essere informata ai sensi dell’art. 10, comma 1, della legge n. 675/1996, ponendo in particolare evidenza l’identità e la qualità professionale dell’investigatore, nonché la natura facoltativa del conferimento dei dati.

Nel caso in cui i dati sono raccolti presso terzi, è necessario informare l’interessato e acquisire il suo consenso scritto (articoli 10, commi 3 e 4 e 22, comma 4 , legge n. 675/1996), solo se i dati sono trattati per un periodo superiore a quello strettamente necessario per esercitare il diritto in sede giudiziaria o per svolgere le investigazioni difensive, oppure se i dati sono utilizzati per ulteriori finalità non incompatibili con quelle precedentemente perseguite.

Il difensore o il soggetto che ha conferito l’incarico devono essere informati periodicamente dell’andamento dell’investigazione, anche al fine di permettere loro una valutazione tempestiva circa le determinazioni da adottare riguardo all’esercizio del diritto in sede giudiziaria o al diritto alla prova.

L’investigatore privato deve eseguire personalmente l’incarico ricevuto e non può avvalersi di altri investigatori non indicati nominativamente all’atto del conferimento dell’incarico.

Nel caso in cui si avvalga di collaboratori interni designati quali responsabili o incaricati del trattamento in conformità a quanto previsto dagli articoli 8 e 19 della legge n. 675/1996, l’investigatore privato deve vigilare con cadenza almeno settimanale sulla puntuale osservanza delle norme di legge e delle istruzioni impartite. Tali soggetti possono avere accesso ai soli dati strettamente pertinenti alla collaborazione ad essi richiesta.

Per quanto non previsto nella presente autorizzazione, il trattamento deve essere effettuato nel rispetto delle ulteriori prescrizioni contenute nell’autorizzazione generale n. 2/2002 , in particolare per ciò che riguarda le informazioni relative ai nascituri e ai dati genetici.

Il trattamento dei dati deve inoltre rispettare le prescrizioni di un apposito codice di deontologia e di buona condotta, in via di definizione ai sensi degli articoli 22, comma 4 e 31, comma 1, lettera h), della legge n. 675/1996.

4) Conservazione dei dati.

Nel quadro del rispetto dell’obbligo previsto dall’art. 9, comma 1, lett. e) della legge n. 675/1996 , i dati sensibili possono essere conservati per un periodo non superiore a quello strettamente necessario per eseguire l’incarico ricevuto.

A tal fine deve essere verificata costantemente, anche mediante controlli periodici, la stretta pertinenza e la non eccedenza dei dati rispetto alle finalità perseguite e all’incarico conferito.

Una volta conclusa la specifica attività investigativa, il trattamento deve cessare in ogni sua forma, fatta eccezione per l’immediata comunicazione al difensore o al soggetto che ha conferito l’incarico.

La mera pendenza del procedimento al quale l’investigazione è collegata, ovvero il passaggio ad altre fasi di giudizio in attesa della formazione del giudicato, non costituiscono, di per se stessi, una giustificazione valida per la conservazione dei dati da parte dell’investigatore privato.

5) Comunicazione e diffusione dei dati.

I dati possono essere comunicati unicamente al soggetto che ha conferito l’incarico.

I dati non possono essere comunicati ad un altro investigatore privato, salvo che questi sia stato indicato nominativamente nell’atto di incarico e la comunicazione sia necessaria per lo svolgimento dei compiti affidati.

I dati idonei a rivelare lo stato di salute possono essere diffusi solo se è necessario per finalità di prevenzione, accertamento o repressione dei reati (art. 23, comma 4, della legge n. 675/1996 ), con l’osservanza delle norme che regolano la materia.

I dati relativi alla vita sessuale non possono essere diffusi.

6) Richieste di autorizzazione.

7) Norme finali.

Restano fermi gli obblighi previsti dalla normativa comunitaria, ovvero da norme di legge o di regolamento, che stabiliscono divieti o limiti in materia di trattamento di dati personali e, in particolare:

a) dagli articoli 4 (impianti e apparecchiature per finalità di controllo a distanza dei lavoratori) e 8 (indagini sulle opinioni del lavoratore o su altri fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale) della legge 20 maggio 1970, n. 300;

b) dalla legge 5 giugno 1990, n. 135, in materia di sieropositività e di infezione da HIV;

c) dalle norme processuali o volte a prevenire discriminazioni;

d) dall’art. 734-bis del codice penale, il quale vieta la divulgazione non consensuale delle generalità o dell’immagine della persona offesa da atti di violenza sessuale.

Restano fermi gli obblighi previsti dagli articoli 9, 15, 17 e 28 della legge n. 675/1996 e dal d. P.R. n. 318/1999 .

Restano fermi, in particolare, gli obblighi previsti in tema di liceità e di correttezza nell’uso di strumenti o apparecchiature che permettono la raccolta di informazioni anche sonore o visive, ovvero in tema di accesso a banche dati o di cognizione del contenuto della corrispondenza e di comunicazioni o conversazioni telefoniche, telematiche o tra soggetti presenti.

Resta ferma la facoltà per le persone fisiche di trattare direttamente dati per l’esclusivo fine della tutela di un proprio diritto in sede giudiziaria, anche nell’ambito delle investigazioni relative ad un procedimento penale. In tali casi, la legge n. 675/1996 non si applica anche se i dati sono comunicati occasionalmente ad una autorità giudiziaria o a terzi, sempreché i dati non siano destinati ad una comunicazione sistematica o alla diffusione (art. 3 legge n. 675/1996 ).

8) Efficacia temporale e disciplina transitoria.

La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1° febbraio 2002 fino al 30 giugno 2003.

Qualora alla data della pubblicazione della presente autorizzazione il trattamento non sia già conforme alle prescrizioni non contenute nella precedente autorizzazione n. 6/2000 , il titolare deve adeguarsi ad esse entro il 31 maggio 2002.

Autorizzazione n. 7/2002 al trattamento dei dati a carattere giudiziario da parte di privati, di enti pubblici economici e di soggetti pubblici.
(omissis.)

IL GARANTE
PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

autorizza

- i trattamenti di dati personali idonei a rivelare i provvedimenti di cui all'art. 686, commi 1, lettere a) e d), 2 e 3, del codice di procedura penale, per le rilevanti finalità di interesse pubblico di seguito specificate ai sensi dell'art. 24 della legge n. 675/1996 e secondo le seguenti prescrizioni:

CAPO I.
RAPPORTI DI LAVORO

1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento.

L’autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta di parte, a persone fisiche e giuridiche, enti, associazioni ed organismi che:

a) sono parte di un rapporto di lavoro;

b) utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o temporanee;

c) conferiscono un incarico professionale a consulenti, liberi professionisti, agenti, rappresentanti e mandatari.

Il trattamento deve essere strettamente necessario per adempiere o per esigere l’adempimento di specifici obblighi o per eseguire specifici compiti previsti da leggi, dalla normativa comunitaria, da regolamenti o da contratti collettivi, anche aziendali, e ai soli fini della gestione del rapporto di lavoro, anche autonomo o non retribuito od onorario.

L’autorizzazione è altresì rilasciata a soggetti che in relazione ad un’attività di composizione di controversie esercitata in conformità alla legge svolgono un trattamento strettamente necessario al medesimo fine.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.

Il trattamento può riguardare dati attinenti a soggetti che hanno assunto o intendono assumere la qualità di:

a) lavoratori dipendenti, anche se prestatori di lavoro temporaneo o in rapporto di tirocinio, apprendistato e formazione lavoro, ovvero di associati anche in compartecipazione o di titolari di borse di lavoro e di rapporti analoghi;

b) amministratori o membri di organi esecutivi o di controllo;

c) consulenti e liberi professionisti, agenti, rappresentanti e mandatari.

CAPO II.
ORGANISMI DI TIPO ASSOCIATIVO E FONDAZIONI

1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento.

L’autorizzazione è rilasciata anche senza richiesta:

a) ad associazioni anche non riconosciute, ivi compresi partiti e movimenti politici, associazioni ed organizzazioni sindacali, patronati, associazioni a scopo assistenziale o di volontariato, a fondazioni, comitati e ad ogni altro ente, consorzio od organismo senza scopo di lucro, dotati o meno di personalità giuridica, nonché a cooperative sociali e società di mutuo soccorso di cui, rispettivamente, alle leggi 8 novembre 1991, n. 381 e 15 aprile 1886, n. 3818;

b) ad enti ed associazioni anche non riconosciute che curano il patrocinio, il recupero, l’istruzione, la formazione professionale, l’assistenza socio-sanitaria, la beneficenza e la tutela di diritti in favore dei soggetti cui si riferiscono i dati o dei relativi familiari e conviventi.

Il trattamento deve essere strettamente necessario per perseguire scopi determinati e legittimi individuati dall’atto costitutivo, dallo statuto o da un contratto collettivo.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.

Il trattamento può riguardare dati attinenti:

a) ad associati, soci e aderenti, nonché, nei casi in cui l’utilizzazione dei dati sia prevista dall’atto costitutivo o dallo statuto, a soggetti che presentano richiesta di ammissione o di adesione;

b) a beneficiari, assistiti e fruitori delle attività o dei servizi prestati dall'associazione, dall’ente o dal diverso organismo.

CAPO III.
LIBERI PROFESSIONISTI

1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento.

L’autorizzazione è rilasciata anche senza richiesta ai:

a) liberi professionisti, anche associati, tenuti ad iscriversi in albi o elenchi per l’esercizio di un’attività professionale in forma individuale o associata, anche in conformità al decreto legislativo 2 febbraio 2001, n. 96 o alle norme di attuazione dell'art. 24, comma 2, della legge 7 agosto 1997, n. 266, in tema di attività di assistenza e consulenza;

b) soggetti iscritti nei corrispondenti albi o elenchi speciali, istituiti anche ai sensi dell’art. 34 del regio decreto-legge 27 novembre 1933, n. 1578 e successive modificazioni e integrazioni, recante l’ordinamento della professione di avvocato;

c) sostituti e ausiliari che collaborano con il libero professionista ai sensi dell’art. 2232 del codice civile, praticanti e tirocinanti, qualora tali soggetti siano titolari di un autonomo trattamento o siano contitolari del trattamento effettuato dal libero professionista.

2) Interessati ai quali i dati si riferiscono.

Il trattamento può riguardare dati attinenti ai clienti.

I dati relativi ai terzi possono essere trattati solo ove ciò sia strettamente indispensabile per eseguire specifiche prestazioni professionali richieste dai clienti per scopi determinati e legittimi.

CAPO IV.
IMPRESE BANCARIE ED ASSICURATIVE ED ALTRI TRATTAMENTI

1) Ambito di applicazione e finalità del trattamento.

L’autorizzazione è rilasciata, anche senza richiesta:

a) ad imprese autorizzate o che intendono essere autorizzate all’esercizio dell’attività bancaria e creditizia, assicurativa o dei fondi pensione, anche se in stato di liquidazione coatta amministrativa, ai fini:

1) dell’accertamento, nei casi previsti dalle leggi e dai regolamenti, del requisito di onorabilità nei confronti di soci e titolari di cariche direttive o elettive;

2) dell’accertamento, nei soli casi espressamente previsti dalla legge, di requisiti soggettivi e di presupposti interdittivi;

3) dell’accertamento di responsabilità in relazione a sinistri o eventi attinenti alla vita umana;

4) dell’accertamento di situazioni di concreto rischio per il corretto esercizio dell’attività assicurativa, in relazione ad illeciti direttamente connessi con la medesima attività.

Per questi ultimi casi, limitatamente ai trattamenti di dati registrati in una specifica banca di dati ai sensi dell’art. 1, comma 2, lett. a) della legge 675/1996 il titolare deve inviare al Garante una dettagliata relazione sulle modalità del trattamento.

b) a soggetti titolari di un trattamento di dati svolto nell’ambito di un’attività di richiesta, acquisizione e consegna di atti e documenti presso i competenti uffici pubblici, effettuata su incarico degli interessati;

c) alle società di intermediazione mobiliare, alle società di investimento a capitale variabile, e alle società di gestione del risparmio e dei fondi pensione, ai fini dell’accertamento dei requisiti di onorabilità in applicazione dei decreti legislativi 24 febbraio 1998, n. 58 e 21 aprile 1993, n. 124, dei decreti ministeriali 11 novembre 1998, n. 468 e 14 gennaio 1997, n. 211 e di eventuali altre norme di legge o di regolamento.

2) Ulteriori trattamenti.

L'autorizzazione è rilasciata altresì:

a) a chiunque, per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi, sempreché il diritto da far valere o difendere sia di rango pari a quello dell’interessato e i dati siano trattati esclusivamente per tale finalità e per il periodo strettamente necessario per il suo perseguimento;

b) a chiunque, per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi, nei limiti di quanto previsto dalle leggi e dai regolamenti in materia;

c) a persone fisiche e giuridiche, istituti, enti ed organismi che esercitano un’attività di investigazione privata autorizzata con licenza prefettizia (art. 134 del regio decreto 18 giugno 1931, n. 773, e successive modificazioni e integrazioni).

Il trattamento deve essere necessario:

1) per permettere a chi conferisce uno specifico incarico di far valere o difendere in sede giudiziaria un proprio diritto di rango pari a quello del soggetto al quale si riferiscono i dati, ovvero di un diritto della personalità o di un altro diritto fondamentale ed inviolabile;

2) su incarico di un difensore in riferimento ad un procedimento penale, per ricercare e individuare elementi a favore del relativo assistito da utilizzare ai soli fini dell’esercizio del diritto alla prova (articoli 190 del codice di procedura penale e legge 7 dicembre 2000, n. 397);

d) a chiunque, per adempiere ad obblighi previsti da disposizioni di legge in materia di comunicazioni e certificazioni antimafia o in materia di prevenzione della delinquenza di tipo mafioso e di altre gravi forme di manifestazione di pericolosità sociale, contenute anche nella legge 19 marzo 1990, n. 55, e successive modificazioni ed integrazioni, o per poter produrre la documentazione prescritta dalla legge per partecipare a gare d’appalto;

e) ai soggetti pubblici, ai fini dell'accertamento del requisito di idoneità morale di coloro che intendono partecipare a gare d'appalto, in conformità a quanto previsto dalla normativa in materia di appalti pubblici.

CAPO V.
DOCUMENTAZIONE GIURIDICA

1)Ambito di applicazione e finalità del trattamento.

L’autorizzazione è rilasciata per il trattamento, ivi compresa la diffusione, di dati per finalità di documentazione, di studio e di ricerca in campo giuridico, in particolare per quanto riguarda la raccolta e la diffusione di dati relativi a pronunce giurisprudenziali.

CAPO VI.
PRESCRIZIONI COMUNI A TUTTI I TRATTAMENTI

Per quanto non previsto dai capi che precedono, ai trattamenti ivi indicati si applicano, altresì, le seguenti prescrizioni:

1) Dati trattati.

Possono essere trattati i soli dati essenziali per le finalità per le quali è ammesso il trattamento e che non possano essere adempiute, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa.

2) Modalità di trattamento.

Il trattamento dei dati deve essere effettuato unicamente con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati strettamente correlate agli obblighi, ai compiti o alle finalità precedentemente indicati.

Fuori dei casi previsti dai Capi IV, punto 2 e V, o nei quali la notizia è acquisita da fonti accessibili a chiunque, i dati devono essere forniti dagli interessati, nel rispetto della disciplina prevista dall'art. 689 del codice di procedura penale in tema di richiesta di certificati, salvo quanto previsto dall'art. 688 del medesimo codice per ciò che riguarda l’acquisizione di certificati del casellario giudiziale da parte di amministrazioni pubbliche e di enti incaricati di pubblici servizi.

3) Conservazione dei dati.

Con riferimento all'obbligo previsto dall'art. 9, comma 1, lett. e) della legge n. 675/1996 , i dati possono essere conservati per il periodo di tempo previsto da leggi o regolamenti e, comunque, per un periodo non superiore a quello strettamente necessario per le finalità perseguite.

Ai sensi dell'art. 9, comma 1, lett. c), d) ed e) della legge , i soggetti autorizzati verificano periodicamente l'esattezza e l'aggiornamento dei dati, nonché la loro pertinenza, completezza, non eccedenza e necessità rispetto alle finalità perseguite nei singoli casi. Al fine di assicurare che i dati siano strettamente pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità medesime, i soggetti autorizzati valutano specificamente il rapporto tra i dati e i singoli obblighi, compiti e prestazioni. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultino eccedenti o non pertinenti o non necessari non possono essere utilizzati, salvo che per l'eventuale conservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento che li contiene. Specifica attenzione è prestata per la verifica dell'essenzialità dei dati riferiti a soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente gli obblighi, i compiti e le prestazioni.

4) Comunicazione e diffusione.

I dati possono essere comunicati e, ove previsto dalla legge, diffusi, a soggetti pubblici o privati, nei limiti strettamente necessari per le finalità perseguite e nel rispetto, in ogni caso, del segreto professionale e delle altre prescrizioni sopraindicate.

5) Richieste di autorizzazione.

I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di applicazione della presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di autorizzazione al Garante, qualora il trattamento che si intende effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.

Il Garante si riserva l’adozione di ogni altro provvedimento per i trattamenti non considerati nella presente autorizzazione.

Per quanto riguarda invece i trattamenti disciplinati nel presente provvedimento, il Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione per trattamenti da effettuarsi in difformità alle relative prescrizioni, salvo che il loro accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.

Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento o dalla normativa comunitaria che stabiliscono divieti o limiti più restrittivi in materia di trattamento di dati personali e, in particolare, dalle disposizioni contenute nell’art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al datore di lavoro ai fini dell’assunzione e nello svolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale del lavoratore.

6) Efficacia temporale e disciplina transitoria.

La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1° febbraio 2002 fino al 30 giugno 2003.

Qualora alla data della pubblicazione della presente autorizzazione il trattamento non sia già conforme alle prescrizioni non contenute nella precedente autorizzazione n. 7/2000 , il titolare deve adeguarsi ad esse entro il 31 maggio 2002.