PRIVACY E TRATTAMENTO DATI NEL CONTESTO LAVORATIVO

(tratto dal parere del gruppo di studio "articolo 29", gruppo di studio consultivo sul trattamento dei dati con il compito di contribuire adll'applicazione omogenea delle norme comunitarie)

Molte delle attività svolte di solito nel contesto lavorativo comportano il trattamento di dati personali dei lavoratori, talvolta di natura assai delicata.

Ad esempio:

- il controllo dell'accesso dei lavoratori alla posta elettronica o a Internet da parte del datore di lavoro 

- i dati delle domande di lavoro e delle referenze professionali

- le informazioni sulle retribuzioni e le imposte

- le informazioni fiscali e sulle prestazioni sociali

- le registrazioni relative alle ferie annuali, alle assenze straordinarie/non retribuite

- le note informative/di valutazione annuali

- promozioni, i trasferimenti, formazione, problemi di disciplina, infortuni sul lavoro...

Anche il trattamento di dati sotto forma di suono e di immagine nel contesto lavorativo rientra nel campo d'applicazione della legislazione di protezione dei dati così come la sorveglianza video dei lavoratori e la rilevazione di presenze.

Se trattano dati personali dei lavoratori, i datori di lavoro dovrebbero sempre tenere presenti i seguenti principi fondamentali della protezione dei dati: 

FINALITA'

I dati devono essere rilevati per finalità determinate, esplicite e legittime e successivamente trattati in modo non incompatibile con tali finalità.

TRASPARENZA

I lavoratori devono come minimo sapere quali dati il datore di lavoro sta raccogliendo su di loro (direttamente o per altre vie), e quali sono gli scopi dei trattamenti di questi dati eseguiti o previsti al momento o in futuro.

La trasparenza viene anche garantita accordando alla persona interessata il diritto d'accesso ai propri dati personali e obbligando i responsabili del trattamento dei dati a darne notifica alle autorità di sorveglianza come previsto nella legislazione nazionale.

LEGITTIMITÀ

Il trattamento dei dati personali dei lavoratori deve essere legittimo. L'articolo 7 della direttiva elenca i criteri di legittimazione del trattamento.

  PROPORZIONALITÀ

I dati personali devono essere adeguati, pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali vengono rilevati e/o successivamente trattati. Ammesso che i lavoratori siano stati informati del trattamento, e che il trattamento sia legittima e proporzionato, è comunque necessario che sia leale nei confronti del lavoratore.

 ESATTEZZA E CONSERVAZIONE DEI DATI 

I dati sull'occupazione devono essere esatti e se occorre aggiornati. Il datore di lavoro deve adottare tutte le misure opportune affinché i dati inesatti o incompleti rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o successivamente trattati vengano cancellati o rettificati.

  SICUREZZA

Sul luogo di lavoro il datore di lavoro deve adottare misure tecniche ed organizzative appropriate al fine di garantire la protezione dei dati personali dei propri lavoratori. Una particolare protezione deve essere accordata rispetto alla diffusione o all'accesso non autorizzati.

 CONSAPEVOLEZZA DEL PERSONALE

Il personale con competenze o responsabilità nel trattamento di dati personali di altri lavoratori deve essere informato in materia di tutela dei dati e ricevere una formazione adeguata. Senza un'idonea formazione degli addetti al trattamento dei dati personali il rispetto della riservatezza dei lavoratori sul luogo di lavoro non potrà mai essere garantito.