PRIVACY
E TRATTAMENTO DATI NEL CONTESTO LAVORATIVO
(tratto
dal parere del gruppo di studio "articolo 29", gruppo
di studio consultivo sul trattamento dei dati con il compito di contribuire
adll'applicazione omogenea delle norme comunitarie)
Molte
delle attività svolte di solito nel contesto lavorativo comportano il
trattamento di dati personali dei lavoratori, talvolta di natura assai delicata.
Ad
esempio:
-
il controllo dell'accesso dei lavoratori alla posta elettronica o a Internet da
parte del datore di lavoro
-
i
dati delle domande di lavoro e delle referenze professionali
-
le
informazioni sulle retribuzioni e le imposte
-
le
informazioni fiscali e sulle prestazioni sociali
-
le
registrazioni relative alle ferie annuali, alle assenze straordinarie/non
retribuite
-
le note informative/di valutazione annuali
-
promozioni, i trasferimenti, formazione, problemi di disciplina, infortuni sul
lavoro...
Anche
il trattamento di dati sotto forma di suono e di immagine nel contesto
lavorativo rientra nel campo d'applicazione della legislazione di protezione dei
dati così come la sorveglianza video dei lavoratori e la rilevazione di
presenze.
Se
trattano dati personali dei lavoratori, i datori di lavoro dovrebbero sempre
tenere presenti i seguenti principi fondamentali della protezione dei dati:
FINALITA'
I
dati devono
essere rilevati per finalità determinate, esplicite e legittime e
successivamente trattati in modo non incompatibile con tali finalità.
TRASPARENZA
I
lavoratori
devono come minimo sapere quali dati il datore di lavoro
sta raccogliendo su di loro (direttamente o per altre vie), e quali sono gli scopi
dei trattamenti di questi dati eseguiti o previsti al momento o in futuro.
La
trasparenza viene anche garantita accordando alla persona interessata il diritto
d'accesso ai propri dati personali e obbligando i responsabili del trattamento
dei dati
a darne notifica alle autorità di sorveglianza come previsto nella legislazione
nazionale.
LEGITTIMITÀ
Il
trattamento dei dati personali dei lavoratori deve essere legittimo. L'articolo
7 della direttiva elenca i criteri di legittimazione del trattamento.
PROPORZIONALITÀ
I
dati personali devono essere adeguati, pertinenti e non eccedenti
rispetto alle finalità per le quali vengono rilevati e/o successivamente trattati.
Ammesso che i lavoratori siano stati informati del trattamento, e che il trattamento
sia legittima e proporzionato, è comunque necessario che sia leale nei confronti
del lavoratore.
ESATTEZZA
E CONSERVAZIONE DEI DATI
I
dati sull'occupazione devono essere esatti
e se occorre aggiornati. Il datore di lavoro deve adottare tutte le misure opportune
affinché i dati inesatti o incompleti rispetto alle finalità per le quali sono
stati raccolti o successivamente trattati vengano cancellati o rettificati.
SICUREZZA
Sul
luogo di lavoro il datore di lavoro deve adottare misure tecniche ed
organizzative appropriate al fine di garantire la protezione dei dati personali
dei propri lavoratori. Una particolare protezione deve essere accordata rispetto
alla diffusione o
all'accesso non autorizzati.
CONSAPEVOLEZZA
DEL PERSONALE
Il
personale con competenze o responsabilità nel trattamento di dati personali di
altri lavoratori deve essere informato in materia di tutela dei dati e ricevere
una formazione adeguata. Senza un'idonea formazione degli addetti al trattamento
dei dati personali il rispetto della riservatezza dei lavoratori sul luogo di
lavoro non potrà mai essere garantito.