Scenario illustrativo: persone e organizzazioni sono ipotetiche. Non è un incarico o un risultato attribuito allo studio.
LA RISPOSTA IN BREVE
La biometria usata per identificare univocamente una persona rientra nelle categorie particolari di dati. L’ordinaria rilevazione delle presenze non giustifica automaticamente impronte o volto, neppure con una liberatoria.
La situazione.
Scenario illustrativo inventato. Una palestra scopre che alcuni addetti hanno timbrato con il badge di colleghi assenti. Il venditore propone un lettore di impronte che, a suo dire, conserva soltanto un modello matematico e non un’immagine del dito. Il responsabile vuole chiedere il consenso scritto a tutti e attivare il prodotto nel fine settimana. Non ha confrontato alternative organizzative né verificato se l’uso biometrico disponga di un presupposto adeguato alla specifica finalità.
PRIMA DI DECIDERE
Tre fatti da mettere a fuoco.
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Il modello serve a riconoscere univocamente il lavoratore.
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La finalità è la rilevazione ordinaria delle presenze.
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Sono possibili alternative non biometriche.
Valuta insieme questi elementi prima di scegliere le azioni.
Come impostare la valutazione.
Conservare un template anziché un’immagine leggibile non esclude il trattamento biometrico. Quando il dato è elaborato per identificare univocamente la persona si applica anche l’articolo 9 GDPR. Nei provvedimenti del febbraio 2024 il Garante ha escluso, nel quadro esaminato, la legittimazione della biometria per l’ordinaria rilevazione delle presenze dei dipendenti. Prima di ogni progetto occorre verificare il quadro vigente e non assumere che il prodotto acquistabile sia automaticamente utilizzabile.
Un problema reale di timbrature scorrette non rende necessaria qualsiasi tecnologia capace di contrastarlo. Il consenso nel lavoro presenta criticità di libertà e non è una scorciatoia universale. Anche l’eventuale impiego biometrico per accedere a un ambiente con esigenze particolari richiederebbe una propria valutazione: non autorizza per analogia la raccolta delle presenze. La valutazione deve precedere persino le prove che comportano l’acquisizione di campioni o modelli dei dipendenti.
Cosa fare, in pratica.
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Fermare l’avvio automatico: richiedere un esame giuridico e tecnico prima della registrazione dei lavoratori nel dispositivo.
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Confrontare alternative proporzionate: badge meglio protetti, verifiche mirate e procedure di turno possono affrontare il problema senza dati biometrici.
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Ottenere informazioni verificabili dal fornitore: dove avviene il confronto, quali modelli restano memorizzati, chi può accedervi e come vengono cancellati.
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Distinguere la valutazione del progetto dalla raccolta delle firme: un modulo non dimostra da solo la necessità né la validità del presupposto per l’articolo 9.
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Gestire eventuali modelli già acquisiti: limitarne l’uso, valutare l’interruzione del trattamento e concordare una cancellazione verificabile, considerando anche le copie del fornitore.
L’errore da evitare.
La frase “non salviamo le impronte vere” descrive soltanto un aspetto tecnico. Un modello utilizzabile per riconoscere il lavoratore può comunque costituire un dato biometrico protetto.
Tre verifiche da portare con te.
- Finalità verificata ai sensi dell’articolo 9.
- Alternative non biometriche confrontate.
- Nessuna raccolta avviata sulla sola firma.
Un’irregolarità organizzativa non dovrebbe far crescere senza necessità il patrimonio di dati delicati dell’impresa. La scelta della tecnologia deve seguire una valutazione documentata e un confronto con soluzioni meno intrusive.
Fonti e riferimenti.
Collegamenti alle fonti istituzionali utilizzate per il quadro di riferimento. Controlla versione, ambito e regole complementari applicabili.