Scenario illustrativo: persone e organizzazioni sono ipotetiche. Non è un incarico o un risultato attribuito allo studio.
LA RISPOSTA IN BREVE
Il trasferimento dell’attività richiede di verificare quali dati servano davvero al subentro e quale titolo giuridico sostenga i diversi utilizzi. Comprare il CRM non attribuisce automaticamente il diritto di inviare qualsiasi pubblicità a tutti i nominativi.
La situazione.
Scenario illustrativo fittizio. Un negozio online vende il ramo dedicato agli arredi a una nuova società. Nel CRM convivono clienti con ordini aperti, ex clienti, richieste di preventivo e iscritti alla newsletter. Il compratore vuole importare l’intero archivio e annunciare anche offerte dei propri servizi finanziari. Il venditore consegna un file contenente una colonna «consenso sì», senza data, testo dell’informativa o indicazione del canale autorizzato. Alcuni nominativi risultano già disiscritti in una piattaforma separata.
PRIMA DI DECIDERE
Tre fatti da mettere a fuoco.
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Occorre sapere se cambia il titolare del trattamento oppure soltanto la proprietà delle quote della medesima società.
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Il completamento degli ordini e l’invio di promozioni di settori differenti sono finalità da esaminare separatamente.
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L’archivio contiene revoche e opposizioni che devono accompagnare la migrazione, con accessi limitati e dati pertinenti.
Valuta insieme questi elementi prima di scegliere le azioni.
Come impostare la valutazione.
La prima verifica riguarda la struttura dell’operazione: cessione di quote, azienda e singolo portafoglio commerciale non producono sempre gli stessi effetti. Per ciascun insieme di dati vanno individuati necessità del trasferimento, fondamento applicabile, ruoli e informazioni da fornire. Un accordo di riservatezza fra società protegge la circolazione del file ma non sostituisce queste valutazioni.
I consensi vanno letti nel contesto in cui furono raccolti, considerando destinatari, finalità e regole del canale promozionale. Il compratore non può trasformare un’autorizzazione limitata in un permesso universale. Anche l’eventuale utilizzo di regole specifiche per clienti esistenti richiede tutti i relativi presupposti: il semplice possesso di una fattura non basta a dimostrarli.
Cosa fare, in pratica.
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Classificare il CRM prima dell’esportazione, separando rapporti in corso, conservazione amministrativa, richieste commerciali e marketing: il file unico nasconde esigenze diverse.
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Ricostruire le evidenze disponibili per ogni consenso attraverso moduli, versioni delle informative e registrazioni della piattaforma, senza compilare retroattivamente date mancanti.
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Definire le informazioni sul nuovo titolare e il momento della comunicazione, verificando gli obblighi pertinenti alla provenienza dei dati e alla singola operazione.
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Migrare anche le esclusioni pubblicitarie in modo protetto, impedendo che vecchi contatti tornino attivi soltanto perché cambia il software.
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Limitare gli accessi alla fase di passaggio e verificare copie residue, esportazioni dei consulenti e cancellazioni concordate alla chiusura dell’operazione.
L’errore da evitare.
Inserire nel contratto di vendita la frase «tutti i dati sono utilizzabili» e considerarla sufficiente per avviare campagne completamente nuove.
Tre verifiche da portare con te.
- Struttura dell’operazione e titolare chiariti.
- Finalità e prove dei consensi distinte.
- Revoche, informative e copie gestite nel passaggio.
La qualità giuridica del CRM fa parte della verifica dell’operazione: quantità dei nominativi e libertà di utilizzo commerciale non coincidono.
Fonti e riferimenti.
Collegamenti alle fonti istituzionali utilizzate per il quadro di riferimento. Controlla versione, ambito e regole complementari applicabili.